L'affichage obligatoire et la transmission de données à l'administration : des changements
Deux décrets publiés le 22 octobre dernier ont supprimé certaines obligations en matière d’affichage en entreprise.
Elles sont remplacées par des obligations d’information par tout moyen, jugées plus adaptées aux moyens de communication modernes.
Par ailleurs, certains documents n’ont également plus à être communiqués à l’inspection du travail.
Cet article a vocation à vous informer sur les changements issus des deux décrets susvisés (décrets n° 2016-1417 et n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'administration, Jo du 22).
Suppressions de certains affichages :
En ce qui concerne le résultat du vote du personnel sur un accord d’entreprise :
Est supprimée l’obligation d’afficher le PV du résultat du vote du personnel concernant un accord d’entreprise, lorsque l’approbation des salariés est nécessaire pour que l’accord soit valide.
Aujourd’hui, la publicité de ce PV peut se faire par tout moyen.
Pour l’affichage concernant l’ordre de départ en congés payés :
Il fallait communiquer l’ordre des départs en congés payés à chaque salarié un mois avant son départ, et l’afficher dans les locaux normalement accessibles aux salariés.
Dorénavant, cette obligation d’affichage est supprimée.
Vous devez uniquement communiquer, par tout moyen, cet ordre des départs à chaque salarié un mois avant son départ.
Pour les entreprises du BTP et notamment pour l’information concernant la Caisse de congés payés :
Il fallait afficher à une place convenable et aisément accessible dans les locaux de l'entreprise où s'effectue le paiement des salariés la raison sociale et l'adresse de la caisse de congés payés à laquelle l’entreprise est affiliée.
Désormais, il vous suffit de communiquer par tout moyen aux salariés, la raison sociale et l'adresse de la Caisse de congés payés.
Concernant l'affichage du Règlement Intérieur :
Le règlement intérieur devait être affiché :
à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail ;
ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l'embauche.
Désormais, il suffit de porter ce règlement intérieur, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.
Concernant l’affichage en matière de Conventions collectives et accords collectifs :
Il fallait afficher l’intitulé des Conventions et accords collectifs applicables à l’entreprise mais également en préciser où ces textes étaient consultables pour les salariés sur le lieu de travail ainsi que les modalités pour y avoir accès.
Désormais, il suffit de communiquer aux salariés sur ces points par tout moyen.
En cas de suspension du repos hebdomadaire :
Dans certains cas où le repos hebdomadaire est suspendu après information de l’inspection du travail (travaux urgents, activités saisonnières notamment), vous deviez affichez la copie de l’avis à l’inspection du travail dans l’établissement pendant toute la durée de la dérogation.
Désormais, vous devez uniquement communiquer par tout moyen, aux salariés, la copie de l'information transmise à l'agent de contrôle de l'inspection du travail.
Sur l’affichage en matière d’égalité de rémunération :
Dans les établissements employant des femmes, il fallait jusqu’à présent afficher le texte des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail sur l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes.
Désormais, il suffit de porter par tout moyen ces dispositions à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux candidats à l’embauche.
Sur l’instance de coordination du CHSCT :
Lorsqu'une instance de coordination du CHSTC est mise en place, la liste nominative de ses membres devait être affichée dans les locaux affectés au travail de chaque établissement concerné par le projet commun.
Désormais, cette liste nominative est communiquée par tout moyen aux salariés de chaque établissement concerné par le projet commun.
Simplification des obligations de transmission de certains documents :
Concernant l’avis du CE sur le temps partiel :
Lorsque vous souhaitez mettre en œuvre des horaires à temps partiel, l’avis du CE est nécessaire.
Jusqu’à présent, vous deviez communiquer cet avis à l’inspecteur du travail dans un délai de 15 jours.
Désormais, ce n’est qu’à la demande de l’agent de contrôle que vous devrez communiquer cet avis.
Concernant les documents portant sur le temps de travail ainsi que les données nominatives :
Il existe différents documents de contrôle de la durée du travail prévus aux articles D3171-7 à D3171-13 du Code du travail comme par exemple les décomptes quotidiens et hebdomadaires des heures de travail accomplies pour les salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif.
Ces documents peuvent être sous format électronique.
En cas de traitement automatisé des données nominatives, vous deviez jusqu’à présent communiquer à l’inspecteur du travail le récépissé attestant qu’il a fait une déclaration préalable à la CNIL.
Désormais, ce n’est qu’à la demande de l’agent de contrôle que vous devrez fournir ce récépissé.
En ce qui concerne l’affichage des horaires collectifs de travail et sa transmission :
Vous devez affichez les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos.
Vous aviez en plus, l’obligation de transmettre un duplicata de cette affiche à l’inspection du travail.
Cette obligation est supprimée.
CE et gestion sociale : Service social commun :
Le comité d’entreprise établit chaque année un rapport sur l'organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service social.
Ce rapport devait être adressé à l'inspecteur du travail dont dépend l'entreprise.
Désormais, ce n’est qu’à la demande de l’agent de contrôle qu’il doit être communiqué.
De même, lorsque plusieurs entreprises possèdent déjà ou envisagent de créer un service social commun et ont créé un comité interentreprises chargé de sa gestion, un rapport relatif à ce service social doit être établit chaque année.
Ce rapport devait être adressé à l'inspecteur du travail.
Désormais, il est communiqué, sur sa demande, à l'agent de contrôle de l'inspection du travail.
D’autres suppressions ont été formalisées par les deux décrets, pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.
